Less is more, 精簡每日待辦事項

Yuren Ju
8 min readOct 24, 2022

前言:這是《如何梳理我的待辦事項 — 魔改子彈筆記法》單獨把精簡每日待辦事項講得更詳細些,在那篇文章可以看到我完整處理筆記的流程,這篇則是會從短期記憶的角度切入如何只安排最重要的工作來降低心理負擔。

一整天工作結束時,你的心理是怎麼樣的狀態呢?覺得 (1) 今天雜事很多,根本沒完成幾件重要的事情;還是覺得 (2) 今天是超有效率的一天,一口氣完成了預計處理的事情,還額外處理了更多工作呢。

我兩種狀況都是交互著體驗過,但是隨著負責的事情愈來愈多時,發現每天工作時間都是工作項目驅動著我,而不是我驅動著工作項目,每天都有作不完的事情被推著走。當一天工作結束時,經常覺得自己沒有完成什麼事情 — 即使自己確實做了很多重要決策,讓其他人可以順利工作。

那個每天都超有效率的我,就這樣逐漸離我而去。我真的很想就像《二十世紀少年》裡面的遠藤健兒一樣,奪回那個他已經失去的標誌《👆》,也就是我的工作任務的主導權。

不過當我閱讀到跟短期記憶相關的資料後,發現這或許只要改變一下每天工作流程跟心裡的想法就可以減緩這個問題。

短期記憶

短期記憶是指人的記憶裡相對短期的暫存區,用來儲存暫時會需要記住的事情,比如說要倒垃圾、關電燈,中午出門時買膠帶等。這些短期記憶的容量是有限的,根據《How To Take Smart Note》裡面提到雖然因人而異,但普遍來說每個人最多可以同時記憶約七件事情。

短期記憶除了沒辦法同時記住多項事情以外,這些儲存於短期記憶裡面的資訊還會時不時的擾亂心智。比如說我認真的跟 Alice 研究一個系統錯誤時,突然想到 Bob 說等等要協助他一件事情,此時跟 Alice 一起專心研究的事情被打擾了,而且到最後我可能還是忘了 Bob 要我幫忙的事情。

而大家都知道該怎麼作 — 先把待辦事項紀錄在一個地方,比如說便利貼或是待辦事項軟體,晚點再處理。但如果你沒有定期回顧這些待辦事項並且安排下一步的處理,很快的你的待辦事項就跟《王牌天神》裡面的便利貼一樣多。

《王牌天神》裡面的一幕,祈禱被轉成便利貼形式,然後整個人被淹沒了

當做完一件事情的時候打開待辦事項軟體時,馬上就會被眼花撩亂的工作事項佔據。而一天結束之後,你會發現在數十條待辦事項裡面,你只完成了三條,每天都累的跟狗一樣也沒做完該做事情。

當然每個人一天都是固定二十四小時,沒辦法攢出更多時間。但是面對過多的工作項目卻有方法可以讓心理負擔變小一點,主要是管理在短期記憶裡面的內容。

這分成兩個部分,一個是可靠的工作事項儲存處,另外一個是強迫自己只專注在最重要的事情上面。

可靠的工作事項儲存處

還沒完成的工作項目之所以會跳出來干擾你的思緒,是因為這個工作項目佔據了你的短期記憶。

而要將這樣的工作事項移出你的短期記憶,其中一個方式是找一個可靠的地方紀錄這些工作項目,比如說待辦事項軟體或者是筆記軟體。這個地方要足夠可靠,最重要的是你會定期回顧與排序優先次序。當你讓大腦理解這是一個可靠的儲存處,並且會被定期的好好照顧時,這些工作通常就會在短期記憶裡面淡忘,進而減低感覺有什麼事情沒有做完的心理負擔。

這完全只是思考方式與工作流程的改變,但是我這麼做之後,確實這些被記錄下來的工作事項無預期的佔據思緒的次數確實少了很多。

要做到這件事情建議就用你習慣的紀錄方式,不管是待辦事項軟體或是實體筆記、筆記軟體都可以,只要確定你的工作流程會固定的回訪紀錄在這邊的工作項目即可。

我自己會透過月誌依照優先程度排序本月重要的工作,並且透過每日筆記的「💡 Notes」章節紀錄每日額外新增的工作。每天早上都會重新回顧在這個欄位裡面的紀錄,並且決定這些工作項目的下一步,不管是今天作、放到月誌裡面這個月作,或是放棄這個工作。

當有了可靠的紀錄處後,下一步是強迫自己只專注在最重要的事情。

專注在最重要的事情

假如今天你完成了七件工作項目,請思考下面兩種狀況,哪種方式會讓你更愉快:

  1. 早上整理出今天要作 15 項工作,然後完成了 7 項,剩下的 8 項移到明天作
  2. 早上整理出今天最重要的 3 項工作,然後完成了,而且還額外做了 4 項工作

這兩種安排工作的方法不論是哪種都完成了同樣七項工作,但心理負擔的壓力卻差很多,因為一種是負面的認為自己事情沒做完還偷懶拖到隔天才作;另外一種是正面的覺得自己完成了排定的工作,除此之外還能作更多。

當可以完成的工作項目都一樣的時候,適時的放過自己,選擇一個讓自己心理比較舒服的方式會更好。

我自己的作法是這樣:起床剛開始坐到電腦前,會透過 Obsidian 樣板建立一個「今日」的檔案,檔名是今天的日期例如 2022-10-24.md,上面會預先列出每天固定要作的事情,並且在做完之後就把他打勾,大概十五分鐘內可以完成,完成後就利用 Obsidian 的功能把該章節摺疊起來。

再次強調我自己用 Obsidian,但這樣的作法用什麼軟體或實體筆記本都可以,根據使用的工具調整作法即可。

在例行公事中,會把行事曆上面的事情整理到今天的待辦事項,並且標注時間,並且會看會產生工作項目的地方如月誌、電子郵件、公司的工作管理系統等,並且把決定哪些是今天最重要的事情,把這些工作加入到今天的待辦事項,這些工作以不超過三個為限,只有一個更佳。

而且那些沒被我挑進來,但是也很重要的工作事項,告訴自己永遠都有一個可靠的地方可以找到這些工作事項。我自己會把這個月要做的重要事項依照優先程度排序放在月誌裡面,你也可以根據你的工具調整,找到一個可靠的紀錄處。

這邊提供一個我每天的工作項目的範例,以下是還沒折疊「🗂 Preparing a day」的狀態:

# 📝 Tasks
## 🗂 Preparing a day
- [ ] 刷牙洗臉
- [ ] 整理書桌
- [ ] 量體重
- [ ] 開始計時時番茄鐘
- [ ] 決定昨天的工作事項什麼要移過來今天,以及什麼事情要放棄
- [ ] 整理昨天的 Notes 章節轉換成今天的筆記工作項目或是放棄
- [ ] 把昨天做的事情寫到月誌
- [ ] 看一下 Weekly 有什麼今天要做的
- [ ] 看一下月誌有什麼事情可以今天作
- [ ] 把行事曆今天要作的事情放到 Scheduled
- [ ] 看 Github 通知
- [ ] 看 Medium 通知
## 🧑‍💻 Work
- [ ]
## ☕️ Life
- [ ]
# 🗓 Scheduled
- [ ]
# 💡 Notes
-

當早上的啟動儀式結束後,「🗂 Preparing a day」章節會被折疊,而今天的工作事項就會被準備完成,今天所有最重要的事情都在這個今日筆記上面了:

最重要的事情都在上面,只要專心的把上面的事情做完即可。不要擔心剩下也很重要的事情,告訴自己你有一個可靠的紀錄處,當最重要的工作都做完時,很輕鬆的就可以找出那些次重要的事情,並且加回今天的工作項目裡面。

如果把事情都做完了,我會開心的放鞭炮 🎉,然後打開月誌看看接下來根據優先次序最重要的事情是什麼,一邊享受著自己完成預期工作的滿足感,一邊挑選下一個最重要的工作繼續做下去。

不過,經常會有臨時來的工作而被打斷,那該怎麼辦呢?

管理臨時工作的優先順序

當 Alice 跟我說:「等等你可以幫我審閱代碼嗎?」此時我會評估這件事情的優先程度,如果需要今天作,我會排到今天的工作裡面。如果不用今天作,我會把它記錄到 「💡 Notes」章節。

而 「💡 Notes」章節的工作項目會在明天早上的例行公事裡面被重新審視,依照狀況可能會排到明天作,但如果沒有很急就會被放回去月誌裡面並且依照優先順序排序。

把工作記錄下來的同時,我也跟 Alice 清楚的說現在沒辦法馬上作,但是會把這件事情記錄下來並且跟他說大概會做的時間,當對方明白這件事情你已經做了一定的前處理時,也會減輕他的心理負擔。

這樣做讓對方可以預期事情大概什麼時候會處理,如果他認為這件事情更重要,他可以跟我討論重要程度或是把這個需求轉交給其他人,這樣工作的進展雙方就會有個概略的共識。

重新取回工作的掌握權

最後一件重要的事情是工作事項一定要回顧,並且有可以考慮丟棄的時刻。我自己在每天早上都會回顧昨天沒做完的工作,評估這件事情到底是今天繼續作、只要這個月作,或是直接放棄。

每個月開始時也會回顧上個月的工作項目完成狀況,並且考慮哪些要繼續,哪些工作要放棄,每年也會作同樣的事情。

我自己總是有作不完的事情,但更重要的是了解哪些對自己是最重要的,並且適時的決定什麼時候該放棄一些工作項目。當你的工作多到永遠都做不完時,心理負擔就會逐漸的累積,直到有天無法負荷時崩潰。

但換個想法跟工作流程讓心理負擔小一點,會發現自己每天的工作都可以完成,還可以額外承擔更多工作,即使可以處理的工作數量都一樣。

與其讓自己的心理走入一個負面的反饋循環,不如正視自己的心靈健康,果斷的決定放棄一些不夠重要的工作項目,專注在當下最重要的事情上面。

希望這篇文章也讓你有些收穫,不過也記住不需要完全照作,而是考慮如何減低心理負擔,把工作移出短期記憶並且有個可靠的外部儲存處可以定期回顧並照顧。不管你使用什麼工具,都可以琢磨出一個適合現有工具的方式。

你對工作的主導權也被搶走了嗎?讓我們一起奪回屬於我們的工作主導權!

--

--